Номенклатура дел: порядок и правила оформления

Новости

Вероника МАНЬКОВСКАЯ,
заведующая канцелярией МТЗ

Системный подход к ведению делопроизводства на любом предприятии, а тем более на таком крупном и значимом, как Минский тракторный, без преувеличения можно назвать одной из тех важных составляющих, которые в числе других определяют достойный уровень организации производственных процессов и высокую степень доверия деловых партнеров. Для обеспечения порядка в документообороте на заводе ежегодно составляется номенклатура дел. Она представляет собой систематизированный перечень наименований разделов документации, предназначенный в том числе для учета дел, индексации и определения сроков их хранения, и бывает трех видов: типовая, примерная и номенклатура дел организации. Последняя, в применении к МТЗ, включает в целом всю документацию предприятия, образуя в результате сводную номенклатуру дел структурных подразделений завода. Она составляется в соответствии с пунктом 27 раздела 2 «Правил работы архивов государственных органов и иных организаций», утвержденных Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь № 143 от 24.05.2012. Этим же документом утверждена типовая форма номенклатуры дел. Она  представлена в приложении № 8 к упомянутым Правилам.

Какие сведения отражает систематизированный перечень?

В номенклатуру дел включаются названия дел постоянного и временного хранения (до 10 лет и свыше), в том числе заголовки учетно-регистрационных форм, и не включаются  нормативно-правовые акты, входящие в Национальный реестр Республики Беларусь.

Ответственность за составление номенклатуры дел в структурных подразделениях РУП «МТЗ» несут специалисты, ведающие делопроизводством. В их обязанности входит формирование общего систематизированного перечня документации структурного подразделения, составление в установленном порядке заголовков дел, указание статей и сроков хранения документов по разделу «Приемная», а также своевременное предоставление номенклатуры дел в службу контроля исполнения управленческих решений. При этом в номенклатуру дел включаются не только наименования документов приемной руководителя подразделения, но и названия дел всех групп, бюро и отделов. Однако за формирование перечня последних, а также указание статей и сроков хранения документов ответственность несет начальник группы, бюро, отдела, либо назначенное им лицо.

Таким образом, в номенклатуру дел структурного подразделения включаются все разделы документации, начиная от дел приемной, групп и бюро, имеющихся согласно штатному расписанию, с указанием шифрации и заканчивая делами профсоюзной организации этого подразделения.

Что стоит взять на заметку?

Грамотное ведение делопроизводства предполагает системный подход и правильное оформление документации различного рода и назначения.

Так, к примеру, приказы, протоколы, распоряжения и другие аналогичные документы фиксируются в отдельном журнале. Он может называться «Журнал регистрации организационно-распорядительной документации».

Если в структурном подразделении ведется переписка по различным вопросам деятельности, она может группироваться по принадлежности в отдельные дела, на каждое из которых необходимо заводить журнал регистрации. Напомним, что переписка подразделяется на входящую, исходящую, внутреннюю и внешнюю. С учетом такой классификации она фиксируется в соответствующих журналах. Они, в частности, могут называться «Журнал регистрации переписки со сторонними организациями по административно-хозяйственным вопросам. Входящая», «Журнал регистрации переписки с Управлением сельскохозяйственного машиностроения Министерства промышленности Республики Беларусь по вопросам реализации тракторной техники. Входящая», «Журнал регистрации служебных записок по вопросам оплаты комплектующих. Исходящая», «Журнал регистрации заявок на ремонт оборудования. Входящая» и так далее.

Корреспонденция, поступающая из вышестоящих организаций, формируется в отдельное дело и регистрируется также в отдельном журнале.

Распоряжения начальника структурного подразделения регистрируются по отдельности и хранятся в приемной. Такой же порядок оформления может быть применим и к протоколам совещаний, проводимых упомянутым руководителем, либо эти протоколы могут группироваться в дела по принадлежности рассмотренных вопросов. Однако во втором случае на каждое из дел необходимо завести отдельный журнал регистрации. Например, «Журнал регистрации протоколов совещаний у начальника  МЦ-2 по вопросам качества», или «Журнал регистрации протоколов совещаний у начальника МЦ-1 по вопросам производства».

Очень важно учитывать, что документы, зарегистрированные в приемной начальника структурного подразделения, не могут фигурировать в номенклатуре дел групп, бюро и отделов этого подразделения. При этом, если есть необходимость формирования системного перечня документации, отражающей, к примеру, переписку упомянутых групп, бюро и отделов, не фиксируемую в приемной, а регистрируемую на месте, то в обязательном порядке необходимо завести журнал регистрации.

Каким должен быть заголовок?

Название дела должно соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов. Заголовок должен быть кратким, точным и доступным для восприятия, отражать вид документации и название темы. Например, «Приказы генерального директора по основной деятельности», или «Отчеты технических служб о ходе выполнения Программы технического перевооружения».

При составлении номенклатуры дел технических служб следует уделять особое внимание указанию сроков хранения и номерам статей для техдокументации. На документы с постоянным сроком хранения, либо сроком хранения 75 лет необходимо добавлять пометку о передаче в архив.

Напомним, что в своей работе специалисты по делопроизводству могут также руководствоваться «Перечнем документов, образующихся в деятельности Министерства промышленности Республики Беларусь и подчиненных ему организаций, с указанием сроков хранения», принятым в 2007 году. Кроме того, уточнить интересующие вопросы в сфере ведения документации можно, позвонив в канцелярию МТЗ по телефону 246-61-17.



Добавить комментарий